© Prof. Dr. Knut Barghorn, Jade Hochschule. Studienort WHV. E-mail: knut.barghorn@jade-hs.de

7. Ereignisgesteuerte Prozessketten

7.1 Lernziele, Literaturtipps und URLs

Ziel dieser Einheit

Wie haben im letzten Kapitel gesehen, dass es Methoden gibt, die Organisationsstruktur und Datenstruktur zu beschreiben. Wir haben das ARIS-Haus kennen gelernt und die verschiedenen Sichten betrachtet. In diesem Kapitel soll es darum gehen, die Prozesse zu beschreiben und damit eine übergeordnete, zusammenführende Darstellung zu erzeugen.

Wenn Sie dieses Kapitel gehört und verinnerlicht haben, werden Sie in der Lage sein, neue Prozesse in einem Unternehmen zu entwickeln und die Geschäftsprozesse darauf abzustimmen.

Auch werden Sie die Möglichkeit haben, bereits vorhandene Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Wir bedienen uns dazu der Steuerungssicht und dort der Methode der Ereignisgesteuerten Prozessketten.

Benutzte Literatur und Literaturtipps

7.2 Entwicklung und Einordnung

Um einen Eindruck zu bekommen, wie sich die EPK entwickelt haben und wie sie eingesetzt werden können, wollen wir zunächst ein kleine historische Betrachtung vornehmen.

Entwicklung der EPK

Wir kennen bereits die Programmablaufdiagramme. Diese waren in den 80er und auch um 1990 das Mass aller Dinge. Diese Programmablaufpläne oder Datenflussdiagramme beschrieben aber in erster Linie den Fluss der Daten aber eben nicht den zeitlich-logischen Ablauf von Funktionen. Ein wesentliches Problem bei den Datenflussdiagrammen ist die Unterscheidung zwischen physischem und logischem Datenfluss. Ein weiteres Problem ist die Frage, wie Ereignisse dargestellt werden können.

Es gab aber bereits eine in den 1960er Jahren von einem Mathematiker namens Carl-Adam Petri entwickelte Methode zur Modellierung von von Systemen bzw. Transformationsprozessen. Diese Methode ist graphisch orientiert und eignete sich auch für die Modellierung und Analyse von Systemen und Prozessen. Wer mehr über Petrinetze wissen möchte, dem empfehle ich die Lektüre dieses sehr guten Artikels von Ulrich Grude.

Diese Petri-Netze bilden die Grundlage für eine Entwicklung von Keller, Nüttgens und Scheer im Jahre 1992. Zusammen mit der SAP-AG habe sich die Herren auf Grundlage der Petri-Netze ein Prozessmodell entwickelt, das in unterschiedlichen Komplexitatsstufen darstelldar ist. In SAP /R3 ist diese Methode 1999 als zentraler Bestandteil aufgenommen worden und hat sich auf Grund dessen rasant schnell verbreitet. 2003 wurde die Methode in ARIS integriert.

Aufgaben der EPK

Die Hauptaufgabe ist ja bereits angeklungen. Wenn wir die Möglichkeiten von EPKs nach Ihren Aufgaben beschreiben wollen, können wir sagen, dass damit

7.3 Modellelemente und deren Verwendung

Wir werden nun die EPK kennen lernen. Wichtig sind zunächst die Grundelemente zu kennen und verwenden zu können. Deshalb werden hier erst einmal die Elemente vorgestellt und dann anhand von Beispielen deren Verwendung verdeutlicht.

Modellelement

Name, Beschreibung und Verwendung

Sechseck

Ereignis: Eintreten bzw. Eingetretensein eines Zustands. Kann eine Funktion auslösen.

Rechteck mit abgerundeten Ecken

Funktion: Verrichtung einer Transformation (Zustandsänderung) von relevanten Objekten (Werkstoffen, Informationen, Personen) im Hinblick auf eine Zielsetzung.

Kreis mit UND - SymbolKreis mit Oder - SymbolKreis mit XOR - Schriftzug

Konntektoren: Logische Verknüpfung als Konkunktion (UND), Adjunktion (ODER) oder Disjunktion (XOR / entweder-oder). Dient der Prozessverzweigung oder Zusammenführung.

durchgezogener Pfeil

Kanten: Dienen der Verbindung von Modellelementen und beschreiben den Datenfluss.

gestrichelter Pfeil

Kanten: Dienen der Verbindung von Modellelementen und beschreiben den Kontrollfluss.
Achtung! In vielen Diagrammen wird nicht zwischen Daten-und Kontrollfluss unterschieden, es werden dann immer durchgezogene Pfeile verwendet.

Ereignis- unter Funktionselement

Prozessschnittstelle: Verweist auf eine Fortsetzung des Geschäftsprozesses in einem anderen Geschäftprozess.

Ereignis- unter Funktionselement

Prozessverfeinerung: Zeigt auf, dass die Detaillierung der Funktion in einem anderen Geschäftsmodell vorgenommen wird. Also auch eine Art Verweis.

Ereignis- unter Funktionselement

Informationsobjekt: Dies werden mit den Funktionen über gerichtete Kanten verbunden. Es wird damit angezeigt, welche Daten in die Funktion eingehen oder durch eine Funktion gewonnen werden.

Ereignis- unter Funktionselement

Organisationseinheit: Auch diese werden mit den Funktionen verbunden. Hierin wird aufgezeigt, welche Stellen (Organisationseinheit) für die Ausführung der Funktion zuständig ist.

Ereignis- unter Funktionselement

Anwendungssystem: Diese werden mit den Funktionen verbunden. Es wird damit angezeigt, dass die Funktion von einem Anwendungssystem (sogar mit welchem) ausgeführt wird.

Das waren nun schon eine ganze Menge von Modellelementen. Wir wollen langsam einsteigen und uns die Verwendung in der Grundstruktur ansehen.

Einfache EPK mit drei Ereignissen und einer Funktion

Im nächsten Schritt werden wir etwas komplizierter und stellen nicht nur die einfache ereignisgesteuerte Prozesskette dar, sondern reichern diese mit Informationen über die Informationsobjekte und Organisationsstrukturen an. In dieser Darstellung sprechen wir nicht mehr von einer EPK sondern von einer erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette (eEPK oder EEPK).

Erweitertes EPK mit Organisationsstruktur und Informationsobjekten

7.4 Regeln

Die ersten formalisierten Beispiele haben aufgezeigt, wie einfache Prozesse anhand von EPKs dargestellt werden können. Es handelt sich zwar um eine semiformale Methode, aber für die Erstellung gibt es wichtige Regeln, die befolgt werden müssen.

Regel für die Modellierung

Es folgen nun ein paar Regeln, die eine gute Modellierung zur Folge haben. Es handelt sich ja eben um ein semi-formales Konzept. Wenn jeder frei zeichnen würde, bekämen andere große probleme nachzuvollziehen, wie der Prozess wirklich ablaufen sollten. Aus diesem Grund gibt es für den Formalismus der Modellierung Regeln, die in jedem Fall einzuhalten sind.

Regeln für die Benennung von Ereignissen und Funktionen

Die Modellierung folgt also recht klaren Regeln. Bei der Benamung der Modellelemente sollten ebenfalls Regeln eingehalten werden. Dadurch ist dann schon allein durch die Beschriftung erkennbar, ob es sich um eine Funktion oder ein Ereignis handelt.

Das Problem erkennen Sie sicherlich sofort: Je nach Sichtweise nimmt ein Ereignis häufig beide Rollen ein. Mal ist es abschließend, mal auslösend. Das soll uns aber nicht hindern, die regeln soweit es möglich ist zu befolgen.

Dazu ein Beispiel:

EPK Kundenauftrag/Bedarf

Dieses Beipiel ist in der eEPK mit den Objekten und Organisationseinheiten anzureichern.

eEPK Kundenauftrag/Bedarf

Aufgabe: Erstellen Sie eine eEPK für eine Artikelerstellung. Das Ereignis Thema liegt vor ist eingetroffen. Es muss das Thema nun noch recherchiert werden. Anschließend ist klar, welche Inhalte der Text haben soll und welche Bilder einfließen sollen. Die Texte und Bilder (Fotos) müssen noch erstellt werden. Wenn beides vorliegt, soll der Artikel ins Redaktionssystem eingepflegt werden. Der weitere Prozess wird im GP Blattplanung abgebildet, für den die Redaktionsleitung zuständig ist.

Zulässige Verknüpfungen

Wir haben oben bei den Regeln gesehen, dass die Konnektoren dazu dienen, Verzweigungen und Verknüpfungen zu realisieren. Wir haben auch als Regel festgelegt, dass Verknüpfungen nur mit den Konnektoren wieder gebildet werden dürfen, mit denen sie verzweigt wurden. Wir sehen uns nun detailliert an, welche Konnektoren wie eingesetzt werden können und wie viele verschiedene Möglichkeiten es überhaupt gibt.

Ereignisverknüpfung Konjunktion, mehrere auslösende Ereignisse

Ereignisverknüpfung Konjunktion Über diese Verknüpfung werden die auslösenden Ereignisse zu einer Funktion zusammengeführt. Die Ereignisse müssen alle eingetroffen sein, nur dann wird die Funktion ausgeführt.
Beispiel: Nur wenn ein Studierender sowohl das Referat gehalten, die Kursarbeit abgegeben hat und hinreichend Punkte erzielt hat, wird er mit "Fach bestanden" bewertet.

Ereignisverknüpfung Adjunktion, mehrere auslösende Ereignisse

Ereignisverknüpfung Adjunktion Hier muss mindestens eines (oder mehrere) der Ereignisse eingetroffen sein, damit die Funktion ausgeführt wird.
Beispiel: Der Studierende hat die mündliche Ergänzungsprüfung nicht bestanden oder er hat sich nicht zurückgemeldet (seine Gebühren nicht bezahlt), dann wird die Funktion "exmatrikulieren" angestoßen.

Ereignisverknüpfung Disjunktion, mehrere auslösende Ereignisse

Ereignisverknüpfung Disjunktion Hier muss genau eines der Ereignisse eingetroffen sein, damit die Funktion ausgeführt wird.
Beispiel: Der Studierende hat die Veranstaltung verpasst oder er hat den Inhalt nicht verstanden, dann muss er die Inhalte zu Hause nachbereiten.

Ereignisverknüpfung Konjunktion, mehrere Ereignisse nach Funktion

Ereignisverknüpfung Konjunktion Nach Ausführung der Funktion sind mehrere Ereignisse eingetroffen, die wiederum unterschiedliche Funktionen auslösen können.
Beispiel: Wenn der Studierende das Übungsaufgabenblatt gelöst hat, liegen die Lösungen vor, hat der Studierende den Stoff verstanden, hat der Studierende Zeit für Anderes etc.

Ereignisverknüpfung Adjunktion, mehrere Ereignisse nach Funktion

Ereignisverknüpfung Adjunktion Nach Ausführung der Funktion wird mindestens eines der Ereignisse erzeugt. Es müssen nicht zwingend alle Ereignisse erzeugt werden.
Beispiel: Wenn der Studierende die Klausur geschrieben hat, hat er bestanden, hat er nicht bestanden, ist er zur mündlichen Ergänzungsprüfung zwangsangemeldet, ist er zur Wiederholungsprüfung zwangsangemeldet, werden die ausgeliehenen Bücher nicht mehr benötigt.

Ereignisverknüpfung Disjunktion, mehrere Ereignisse nach Funktion

Ereignisverknüpfung Disjunktion Nach Ausführung der Funktion wird genau eines der Ereignisse erzeugt.
Beispiel: Wenn der Studierende die Klausur geschrieben hat, hat er bestanden oder hat er nicht bestanden.

Funktionenverknüpfung Konjunktion, ein Ereignisse nach mehreren Funktionen

Funktionenverknüpfung Konjunktion Ein Ereignis wird erzeugt, wenn mehrere Funktionen zwingend vorher ausgeführt wurden.
Beispiel: Der Studierende ist bereit für die Klausur, wenn er sich angemeldet hat, die Prüfungsvorleistung erbracht hat, das Prüfungsamt ihn für die Prüfung zugelassen hat.

Funktionenverknüpfung Adjunktion, ein Ereignisse nach mehreren Funktionen

Funktionenverknüpfung Konjunktion Ein Ereignis wird erzeugt, wenn mindestens eine Funktion vorher ausgeführt wurde.
Beispiel:Der Vortragende ist am Zielort eingetroffen, er ist mir dem Zug gefahren, er ist mit dem Auto gefahren, er ist mit dem Fahrrad gefahren, er ist mit dem Bus gefahren, er ist zu Fuss gegangen.

Funktionenverknüpfung Disjunktion, ein Ereignisse nach mehreren Funktionen

Funktionenverknüpfung Disjunktion Ein Ereignis wird erzeugt, wenn genau eine Funktion vorher ausgeführt wurde.
Beispiel: Die Studierende ist im 4. Stock angekommen, wenn er mit dem Fahrstuhl gefahren ist, die Treppe gelaufen ist, den Treppenlift genutzt hat.

Funktionenverknüpfung Konjunktion, einem Ereigniss folgen mehrere Funktionen.

Funktionenverknüpfung Konjunktion Ein auslösendes Ereignis erzeugt mehrere Funktionen. Da das Ereignis als passives Modellelement nicht steuert kann und damit keine Entscheidung treffen kann, welche der folgenden Funktionen aufgerufen und welche nicht aufgerufen werden, kann es nur eine konjunktive Verknüpfung geben. Das bedeutet, dass nach dem Eintreten des Ereignisses alle Funktionen aufgerufen werden.
Beispiel: Der Studierende hat die Prüfung nicht bestanden. Als Funktionen werden aufgerufen: Er wird zur nächsten Prüfung angemeldet, der Zähler über die Versuche wird um 1 erhöht, es werden keine ETCS anerkannt.

Funktionenverknüpfung Adjunktion und Disjunktion, einem Ereigniss folgen mehrere Funktionen.

Funktionenverknüpfung Adjunktion    Funktionenverknüpfung Disjunktion
Aus den bereits genannten Gründen (das Ereignis ist ein passives Modellelement). sind diese beiden Verknüpfungen nicht zulässig.

Hausaufgabe: Finden Sie zu jeder der zulässigen Verknüpfungen ein Beispiel.

Übersicht über die Verknüpfungen

Um eine bessere Übersicht zu bieten, hier nochmal die verschiedenen Verknüpfungen zusammengefasst:

Konnektor

Ereignisverknüpfung

Funktionsverknüpfung

Auslösende Ereignisse

Erzeugte Ereignisse

Auslösendes Ereigniss

Erzeugtes Ereigniss

Konjunktion

Adjunktion

Disjunktion

7.5 Modellmuster und Modellprobleme

Sie wären nun theoretisch in der Lage, beliebige Prozesse zu modellieren. Sicherlich fehlt noch die Übung und die ein oder andere Feinheit, aber das Prinzip sollte klar sein. Damit Sie noch ein wenig mehr Übung bekommen sind in diesem Abschnitt einige Beispiel und Muster zusammengestellt. Im zweiten Teil des Abschnitts werden typische Probleme -oder besser Fehler- und deren Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt.

Modellmuster

Jetzt haben wir gesehen, wie Verknüpfungen funktionieren. Nun lassen sich aus solchen Verknüpfungen die einfachen Prozesse, in denen einfach immer einem Ereignis eine Funktion folgt, der wiederum ein Ereignis folgt, wunderbar verfeinern.

Bei der Verfeinerung werden wir merken, dass es manchmal zu Prozessen kommt, wo parallele Teilprozesse ablaufen. Wir werden auch gleich sehen, dass es manchmal zu alternativen Teilprozessen kommen kann.

Beginnen wir mit einer simplen Verfeinerung ohne alternative oder parallele Abläufe.

Verfeinerung von Prozessen

Dazu ein kleines Beispiel aus der Welt der Tageszeitung. Sie alle kennen vermutlich die Seite in der Zeitung, wo Termine aus der Region gelistet sind. Das sind ganz unterschiedliche Termine, von Konzerten bis hin zu Treffen der Landfrauen. Diese Termine kommen in den Verlag und werden dann dort im Redaktionssystem (oder auch in anderen Systemen) erfasst und letztlich in eine Layout gebracht und veröffentlicht. Wir nehmen uns nur den ersten Teil her: Der Termin wird gemeldet und erfasst.

Dieser Prozess läßt sich im ersten Ereignis aufteilen. Der Termin kann den Verlag (das ist in der Realität auch so) auf sehr unterschiedliche Arten erreichen. So kann er beispielsweise als E-Mail oder als FAX geschickt werden. Es kommt auch immer wieder vor, dass die Menschen einfach anrufen und den zu veröffentlichen Termin per Telefon melden. Um diese Situation darzustellen benötigen wir eine OR-Verknüpfung. Wir hätten hier auch mit einem XOR - Konnektor arbeiten können. Allerdings sollten wir beachten, dass es passieren kann, dass ein Kunde eine E-Mail schickt und dann sicherheitshalber auch noch anruft. Dann wäre eine OR - Verknüpfung sinnvoller.

Alternativer Abläufe

Bei vielen Geschäftsprozessen sind Entscheidungen zu treffen, die dann je nach der Entscheidung in andere Abläufe münden.

Auch hierzu ein Beispiel aus der Welt der Tageszeitungen. Das Anzeigengeschäft ist für die Verlage eine wichtige Einnahmequelle. Kommt ein Kunde zum Verlag kann es sein, dass er eine fertige Anzeige mitbringt, die er gerne veröffentlichen möchte. Es kann aber auch sein, dass er lediglich eine Idee mitbringt, wie die Anzeige aussehen soll. Dann muss diese Anzeige im Verlag noch gestaltet werden. Je nachdem ob die Anzeige mitgebracht wird oder nur die Idee vorliegt, ergeben sich alternative Abläufe im Geschäftsprozess.

Die Alternative wird also durch eine XOR-Verknüpfung erreicht. Es wird also nur einer der (hier zwei) möglichen Wege durchlaufen.

Aufgabe: Dieser Prozess ist nicht bis zum Ende dargestellt. Versuchen Sie nun eine vollständige Prozesskette abzubilden. Das Prozessende soll sein, dass die Anzeige im System eingepflegt ist. Beachten Sie, dass möglicherweise noch eine weitere Aufsplittung nötig ist und führen Sie die alternativen Abläufe durch die korrekte Verknüpfung wieder zusammen.

Parallele Abläufe

Wir haben oben bereits verschiedene parallele Abläufe gesehen. Aber da man der Beispiele ja nie genug nennen kann, folgt hier noch eines aus der Welt der wissenschaftlichen Verlage. Wir nehmen einmal an, ein wissenschaftlicher Beitrag wurde bereits von den Gutachtern zur Veröffentlichung freigegeben und vom Autor inhaltlich nachgebessert. Nun muss der Beitrag noch ins Layout (Schriftart, -größen etc.) gebracht werden und die Bilder müssen noch in brauchbare Formate und Größen transformiert werden. Erst dann wird der Beitrag ins Veröffentlichungssystem eingepflegt. Die Text- und Bildbearbeitung erfolgt von unterschiedlichen Mitarbeitern und kann selbstverständlich parallel erfolgen. Das GPM sieht dann so aus:

Modellierungsfehler und -probleme

In der Praxis werden die EPKs in sehr unterschiedlichen Detaillierungsgraden erstellt und genutzt. Grobe Abläufe werden meist dann genutzt, wenn es darum geht, einen Überblick über die Unternehmensprozesse auf strategischer Basis zu bekommen.

Feine, detaillierte Prozesse finden sich ganz häufig in der Beschreibung von IST-Abläufen. Hier glaubt (meist der einzelne Prozessverantwortliche) man, dass besonders viele Einzelinformationen unterzubringen sind. Dies kann manchmal hilfreich sein, andererseits ist es aber, wenn man nur einen Überblick braucht, wenig hilfreich mehrere Seiten mit Prozessketten studieren zu müssen.

Wie überall, werden auch bei der Erstellung von EPKs natürlich Fehler gemacht. Der häufigste Fehler findet sich bei der Verwendung von OR oder XOR-Verknüpfungen. Oft ist hier nicht ganz klar, wie diese Prozesse wieder zusammengeführt werden können, oder dass sie überhaupt wieder zusammengeführt werden müssen. Hier ein Beispiel dazu:

      

In der Abbildung links ist zu sehen, dass das Nachfassen ausschließlich aus dem Ereignis "Durch E-Mail" erfolgt. Dies ist schlichtweg falsch modelliert. Rechts ist die korrekte Modellierung zu sehen. Die Ereignisse haben jeweils eine andere Funktion (detailiertere Angabe) zu Folge. Anschließend werden die Funktionen über eine XOR-Verknüpfung wieder zusammengefasst.

Ein weiterer Fehler entsteht häufig dadurch, dass unklar ist, wie Funktionen, die nach einer XOR-Verknüpfung parallel entstehen, wieder zusammengeführt werden können. Auch dazu hier ein typisches Beispiel:

Es besteht hier aber nicht das Problem, dass die Funktionen nicht mit einer XOR-Verknüpfung wieder zusammengeführt werden dürfen. Dies wäre durchaus erlaubt. Das Problem ist bereits entstanden, dass mit einer XOR-Verknüpfung parallele Funktionen entstanden sind. Wir erinnern uns daran, dass ein Ereignis ein passives Element ist und keine Entscheidung ermöglicht, in den eine oder andere Funktion zu gelangen. Hier muss man also etwas eher ansetzen und das Ereignis in genau eine Funktion münden lassen. Aus dieser Funktion können wir nun drei Ereignisse herleiten, die wir später sicherlich wieder zusammenführen können (oder zumindest zwei der Funktionen).

Aufgabe: Überlegen Sie, wie der Prozess weiterlaufen könnte.